業務のデジタル化推進は、伝票発行・処理などの事務業務でも例外ではありません。DXやペーパーレスの文脈で、紙やアナログな作業は効率化に向かっており、弊社の指定伝票発行システム「伝発名人」も、ペーパーレス対応や業務効率化をさらに支援します。
電子帳簿保存法の影響は、取引の伝票発行にも
ご存知の通り、改正電子帳簿保存法は2022年1月から施行、途中、宥恕期間もありましたが、2024年1月からは電子取引書類の電子保存が義務化となります。企業は帳票の電子化により、業務フローの追加やシステムの変更を進めているのではないでしょうか。
電帳法対応済み、としている企業の多くは、自社で作成する帳票の対応は一通り確立していますが、指定伝票についてはシステム対応が遅れているという話をよく聞きます。
指定伝票とは？業務効率化の関係
指定伝票とは取引先が様式を指定している納品書や請求書のことです。
取引先にとっては、フォーマットが統一されているので業務の効率化につながりますが、指定された方は取引先ごとに個別の対応となり、それぞれの帳票フォーマットが存在することで、業務煩雑化の一因となっています。
さらに、近年はペーパーレスの流れや業務効率化の点で、紙の指定伝票ではなくPDFでの提出が求められるようになりました。
伝票をPDF化しメールで取引先に提出するとなると、「電子取引」の扱いとなり、改正電帳法の対象となります。自社、取引先ともに伝票に真実性、検索性を持たせて電子的に保存することが必要です。
指定伝票の電帳法対応
紙の伝票をデータ化することで電帳法の対象となるため、業務の標準化やシステム化は避けられません。
電帳法対応について言うと、自社フォーマットの伝票は、優先して対応を進めているところが多くあります。しかし、取引先ごとに異なるフォーマットの指定伝票は、遅々として進まないケースがあるようです。取引の多寡、発行枚数により電帳法対応の優先順位が低いことが要因なのでしょう。足並みをそろえ、法対応と運用を進めるのが理想ですが、なかなか難しいのが実情のようです。結局、対応が済むまでの間は、手作業で保存システムに登録するという作業が発生し、事務業務の生産性は落ちてしまいます。
伝票発行と電帳法対応業務をスムーズに実現するには
自社フォーマットでも、取引先指定の伝票でもフォームを簡単に作成し、基幹システムでは難しい伝票発行ができる伝発名人。伝票発行のペーパーレス、データ化のニーズを反映し、バージョンアップ！さらに便利に使いやすくなりました。
電子帳簿保存法対応にもなる、「PDF出力オプション」の概要は次の通りです。
●PDFで伝票発行するのが簡単
これまで印刷時のプリンタのプロパティからPDF印刷指示をしていたものが、アプリケーション設定画面から1回設定すれば、あとは毎回PDFでラクに発行できます。紙の伝票はペーパーレスやデータ化、業務効率化を実現します。
●電子帳簿保存法対応にも使えます
アプリケーション設定画面であらかじめ設定しておくだけで、PDF出力時に自動的に保存フォルダ、ファイル名称の規則にあわせた保存と発行が可能です。
電帳法では、「検索機能の確保」として、保存された帳票を「取引年月日」、「取引先」、「取引金額」の3項目で検索できるようにしておかなければなりません。伝発名人PDF出力オプションを導入すれば、この3項目を発行都度に手作業で付与しなくても出力フォルダ、ファイル名に出力が可能で、作業工数の大幅削減が期待できます。
伝票のデータ化から、業務プロセスのデジタル化へ
伝票のデータ化は、社会的背景やビジネス環境の変化にあわせ、着実に進行しています。紙ベースの伝票発行や管理から離れ、デジタルデータでのやりとりに移行することは、業務プロセス全体の効率化とスピードアップをもたらします。データ化により情報が蓄積し活用が容易になるだけでなく、電帳法対応でも触れた通り、保存や検索・参照が速やかにできるようになります。
これまで、紙の伝票の場合は、保管場所や紙の使用によるコストや環境への配慮についてもデメリットとなる部分がありました。今回バージョンアップした伝発名人とPDF出力オプションをご活用いただければ、伝票発行業務を簡素化するだけでなく、こうした課題もクリアできます。
伝票発行をよりスマートに、業務プロセスのデジタル化に向けて一歩進めてみてはいかがでしょうか。
伝発名人について、詳しい資料の請求はこちらからどうぞ。PDF出力オプションの概要や価格も掲載しています。
